こんにちは、鉄飛テクノロジーの岡田です。

「見積書のシステムを探しています」と、お客様からご相談をいただくことがあります。

そういう時、私はまず、こうお伝えします。「うちは、見積書を作るシステムではないんです」と。

これは、正直に言っています。うちのファイルブログという製品は、見積書を作成する業務には、あんまり関わりません。見積もるのは、人手か、別の作成システムでやること。それは、うちの領域ではない。

じゃあ、何をするのか、という話です。

うちが得意なのは、作った見積書を「後で見つける」ことです。過去の見積もりを、瞬時に検索できるようにする。それが、うちの役割です。

ここで、「そんなの必要?」と思われる方も、いらっしゃるかもしれません。作った見積書を、なぜ、何度も見返す必要があるのか、と。

実は、B2Bの営業の現場では、見積書は「繰り返し見るもの」なんです。

一つの案件のライフサイクルを、辿ってみます。

まず、見積書を作ります。お客様に提出します。お客様から「これをこう修正してくれ」「あれを追加してくれ」と言われる。この時、前回の見積書番号を引かないと、修正版が作れません。

修正した見積もりが、ようやく通ります。発注書が来ます。発注書には大抵、「見積もり番号なんとかの通り」と書いてあります。だから、発注書をチェックする時には、必ず見積書を見ないといけない。

納品の時が来ます。何を納品しなきゃいけないのか、を確認するために、また見積書に戻ります。見積書に書いてある明細を見て、これとこれとこれ、と揃える。

納品が終わって、請求書を作る時にも、見積書に戻ります。契約と、実際の納品内容が合っているか、確認する。

数ヶ月経って、お客様から「前回と同じような案件、また見積もり出して」と連絡が来ます。ここで、あの時の見積もりが、瞬時に出せないと、話が進まない。「クライアント名で検索したら、前回の見積もりがすぐ見つかる」ことに、価値が生まれます。

こうやって、一つの案件の中で、見積書は、何度も何度も参照されます。作った時が終わりじゃない。むしろ、作った後の方が、見返す回数が多いんです。

だから、検索が要るんです。素早く見積書を検索する、というだけのシンプルな話ですが、これができるかどうかで、営業の現場のスピードが、桁違いに変わります。

作成システムと、参照システムは、別のものです。

「見積書のシステムを探しています」と言われたら、まずお聞きするのは、「作りたいですか、それとも見返したいですか」ということです。

作りたいなら、他社の見積もり作成システムをお勧めします。うちの領域ではないので。

見返したい、素早く過去のものを取り出したい、というなら、うちの出番です。それも、桁違いに安く、桁違いに早く、対応できます。

見積書は、繰り返し見るもの。この視点で、業務を見直してみると、意外な発見があるかもしれません。