見積書は、作るより
「探す」回数のほうが多い。

品番を入れて、価格表から引いて、数量を掛ける。コンシューマー向けの見積もりなら、それで答えが出ます。見積もり作成システムが得意な領域です。

B2Bは違います。この品物を収めるには何トントラックが必要で、関西地区でそれを頼める業者は限られていて、電話してみたら空いているのは直近でいつしかない──そういう根回しを経て、ようやく一つの見積もりになります。

複雑な条件があるから、パッケージでは作れません。だから多くの会社が、Excelとマニュアルと、担当者個人の信用と顔でつないでいます。Excelは、何でも書けてしまうからです。

そして、システムが出した見積もりがそのまま通ることはありません。人が必ずチェックする。最終的にやり取りされるのは、例外事項を手打ちで注記したPDFだったりします。それにお客様が手書きで書き込んだものが戻ってきて、実はその手書きが重要だったりします。

見積もり作成システムに、お客様が手書きで書いてきたものを添付して、こちらがコメントを付ける仕組みは、あまりありません。そこが、何でも放り込める文書管理システムの出番です。